企業において優秀な人材を雇用することは、中長期的な経営戦略を策定する上で、どうしても欠かせない要素になります。特に、新大卒や新高卒の新規採用数が頭打ちの状況下では、雇用確保にもしっかりとした対策が必要なのです。そこで、各企業が力を注いでいるのが中途採用です。特にスキルを持った求職者を効率的に雇用することは人事・採用担当にとっては至上命題と言える課題ですが、その反面、競合他社との競争が激しく、また、非常に事務煩瑣となることから、多大な労力を必要としています。こういった課題を克服するために取り入れられているのが、採用管理システムです。募集から採用までの人事事務を一括で管理してくれるシステムですが、使用方法によってはデメリットもありますので注意も必要です。

採用管理システムのメリットとは

採用事務をシステム化するメリットといえば、何といっても人事事務を簡素化してくれることです。従来、中途採用にかかる選考作業は、応募者のスキルを図るため、必要とする部署で行われることが多く、人事・採用担当との情報共有が図れていませんでした。そのため、選考作業の進捗状況の管理が曖昧になり、内定通知の発送漏れや遅延などのミスが発生しやすく、必要な人材が競合他社に流れてしまうことも少なくありませんでした。人材確保という面では、その仕組みに致命的な欠陥があったのです。このシステムでは、応募者のデータを社内のネットワーク上で管理することにより、各部署からアクセスすることが可能となり、選考状況や内定通知の発送状況などが、一目でわかる仕組みとなりましたから、ミスの防止はもちろん、人事事務の効率化にもメリットがあるのです。

採用管理システムのデメリットと改善方法

採用事務をシステム化することによって、採用・人事担当の業務は大幅な効率化が図られることになりましたが、一方でデメリットもあります。システムに頼り過ぎてしまい、会社の求める人材をタイムリーに採用できなくなってしまったのです。企業が求める人材は、市場や社員のスキルによって変動します。例えば、営業職ではスキルの高い社員が退職すれば、同等のスキルを持った人材が必要になります。また、30代の社員が少なければ、30代の社員が必要になります。しかしながら、システムに頼り過ぎてしまうと、単に数合わせの雇用になってしまうことが少なくありません。そこで、大切なのが選考基準の見直しです。企業によっては、単なる数合わせとならないよう、社内にプロジェクトを立ち上げ、必要な人材を確保するための選考基準を見直しているのです。採用管理をシステム化することで、人事事務の効率化を図ることができますが、そこに人の知恵を加えることによって、さらに大きな利益を会社にもたらすのです。